OBJECTIVO
A Cuidados na Linha, Lda. é uma empresa de prestação de cuidados de saúde no domicílio. No âmbito da sua actividade, a Cuidados na Linha procede ao tratamento de Dados Pessoais, relativos quer aos seus colaboradores (tendo em vista, nomeadamente, a gestão de recursos humanos, medicina do trabalho e o processo de recrutamento) quer a outras pessoas singulares, nomeadamente aos seus clientes, na prestação de cuidados de saúde (diagnóstico médico, prestação de cuidados ou tratamentos médicos e gestão de serviços de saúde).
Nesse contexto, a Cuidados na Linha pretende assegurar que o tratamento de tais dados pelos seus colaboradores obedece às regras estabelecidas na Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro, a Lei de Protecção de Dados Pessoais (doravante “LPDP”).
Para este efeito, a Cuidados na Linha aprovou o presente documento, o qual visa consagrar a política de privacidade desta mpresa (doravante “Política de Privacidade”), estabelecendo as principais regras que devem ser observadas pelas diversas áreas dos Cuidados na Linha no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais.
A recolha e tratamento dos dados pessoais fornecidos a Cuidados na Linha, assim como o exercício dos direitos dos seus titulares relativamente a estes dados, regem-se por esta Política de Privacidade, pelos regulamentos internos e pelos restantes instrumentos utilizados pela Cuidados na Linha.
DESTINATÁRIOS
Todos os colaboradores da Cuidados na Linha.
DESCRIÇÃO
Secção I
introdução
- Definições
1.1 No presente documento, sempre que iniciados por letra maiúscula, e salvo quando do contexto claramente decorrer sentido diferente, os termos e expressões abaixo indicados terão o significado que a seguir lhes é apontado:
- “CNPD”: Comissão Nacional de Protecção de Dados;
- “Consentimento do titular dos dados”: qualquer manifestação de vontade, livre, específica e informada, nos termos da qual o titular aceita que os seus Dados Pessoais sejam objecto de tratamento;
- “Dados Pessoais”: qualquer informação, de qualquer natureza e independentemente do respectivo suporte, incluindo som e imagem, relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável; é considerada identificável a pessoa que possa ser identificada directa ou indirectamente, designadamente por referência a um número de identificação ou a um ou mais elementos específicos da sua identidade física, fisiológica, psíquica, económica, cultural ou social;
- “Dados Sensíveis”: Dados Pessoais referentes a convicções filosóficas ou políticas, filiação sindical, fé religiosa, vida privada e origem racial ou étnica, bem como o tratamento de dados relativos à saúde e à vida sexual, incluindo os dados genéticos;
- “Interconexão de dados”: forma de tratamento que consiste no relacionamento dos dados de um ficheiro com (i) os dados de outro ficheiro mantido por outro responsável, ou (ii) os dados de um ficheiro mantido pelo mesmo responsável com uma finalidade diferente;
- “Legislação relativa à protecção de Dados Pessoais”: a Lei n.º 27/2002, de 8 de Novembro (que dá nova redacção à Lei n.º 48/90, de 24 de Agosto, a Lei de bases da Saúde), a LPDP, a Lei n.º 12/2005, de 26 de Janeiro e a Lei n.º 41/2004, de 18 de Agosto;
- “LPDP”: Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro – Lei da Protecção de Dados Pessoais;
- “Política de Privacidade”: o presente documento, o qual visa consagrar a política de privacidade da Cuidados na Linha, estabelecendo as principais regras que devem ser observadas pelas diversas áreas no que diz respeito ao tratamento de Dados Pessoais;
- “Responsável”: a Cuidados na Linha, que determina as finalidades e os meios de tratamento dos Dados Pessoais;
- “Subcontratante”: a pessoa singular ou colectiva que trate os Dados Pessoais por conta do Responsável;
- “Terceiro”: a pessoa singular ou colectiva, a autoridade pública, o serviço ou qualquer outro organismo a quem o Responsável transmita Dados Pessoais;
- “Titular dos Dados” ou “Cliente”: pessoa singular identificada ou identificável cujos Dados Pessoais são tratados pela Cuidados na Linha ou por outro Responsável;
- “Tratamento de Dados Pessoais”: qualquer operação ou conjunto de operações sobre Dados Pessoais, efectuadas com ou sem meios automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a comunicação por transmissão, por difusão ou por qualquer outra forma de colocação à disposição, com comparação ou interconexão, bem como o bloqueio, apagamento ou destruição;
1.2 Salvo quando do contexto resulte de outro modo, qualquer referência feita na Política de Privacidade a uma disposição legal inclui as alterações a que a mesma tiver sido e/ou vier a ser sujeita.
1.3 As expressões supra definidas no singular poderão ser utilizadas no plural, e vice-versa, com a correspondente alteração do respectivo significado.
- Objecto
- A Política de Privacidade define as regras relativas ao tratamento de Dados Pessoais a que a Cuidados na Linha e seus colaboradores deverão obedecer, em cumprimento do disposto na Legislação relativa à protecção de Dados Pessoais.
- A Cuidados na Linha poderá aprovar algumas políticas específicas aplicáveis ao tratamento de determinados Dados Pessoais efectuados pelas suas áreas, as quais, depois de divulgadas, farão parte integrante da presente Política de Privacidade.
- As regras estabelecidas pela Política de Privacidade serão aplicáveis a todos os colaboradores do Cuidados na Linha e aos prestadores de serviços do Cuidados na Linha.
- Cada colaborador deverá assinar um documento através do qual reconhece e aceita cumprir as regras constantes da Política de Privacidade assim como de outras políticas específicas aprovadas pela Cuidados na Linha.
- No momento da recolha de dados, deverá ser assegurado a cada cliente, informação relativa à identidade do responsável pelo tratamento, finalidade do tratamento, ao destinatário ou categorias de destinatários dos dados, carácter obrigatório ou facultativo das respostas, existência e condições de exercício do direito de acesso e de rectificação dos dados.
Secção II
Princípios Gerais
- Princípios Gerais
- Os Tratamentos de Dados Pessoais levados a cabo pela Cuidados na Linha deverão processar-se de acordo com os seguintes princípios:
- Licitude e lealdade;
- Finalidade;
- Adequação, pertinência e proporcionalidade;
- Exactidão;
- Conservação;
- Informação;
- Segurança; e
- Legitimidade para a transferência dos Dados Pessoais
- Licitude e lealdade
- A Cuidados na Linha deverá dar a conhecer ao Titular dos Dados a realização do tratamento que lhe respeite, indicando, nomeadamente, os seus fins, categorias de dados tratados, período de conservação dos dados e outras informações relevantes relativas ao Tratamento de Dados Pessoais.
- A realização de operações de Tratamento de Dados Pessoais em subcontratação deve ser regida por um contrato ou acto jurídico que vincule o Subcontratante ao Responsável e que estipule, designadamente, obrigações de confidencialidade, que o Subcontratante apenas actua mediante instruções do Responsável, incumbindo-lhe igualmente o cumprimento das obrigações referidas no artigo 14.º da LPDP.
- Finalidade
- Os Dados Pessoais tratados pela Cuidados na Linha deverão ser recolhidos para finalidades determinadas, explícitas e legítimas, não podendo ser posteriormente tratados de forma incompatível com essas finalidades.
- A Cuidados na Linha realizará operações de tratamento de Dados Pessoais, nomeadamente, para as seguintes finalidades:
- Prestação de cuidados de saúde, incluindo serviços de de diagnóstico médico e terapêutica e gestão de serviços de saúde, incluindo as operações e procedimentos de facturação a terceiros financeiramente responsáveis pelo pagamento dos cuidados;
- Gestão de recursos humanos;
- Selecção e recrutamento;
- Higiene, segurança e saúde no trabalho;
- Adequação, pertinência e proporcionalidade
Os Dados Pessoais devem ser adequados, pertinentes e não excessivos relativamente às finalidades para os quais foram recolhidos e posteriormente tratados. A Cuidados na Linha só deverá proceder ao tratamento de Dados Pessoais se os mesmos forem necessários para a prossecução da sua actividade, cumprimento de obrigações legais ou para a execução de um contrato ou contratos em que o Titular dos Dados seja parte ou de diligências prévias à formação do contrato ou declaração da vontade negocial efectuadas a seu pedido.
- Exactidão
Os Dados Pessoais devem ser exactos e, se necessário, actualizados, devendo a Cuidados na Linha tomar as medidas adequadas para assegurar que sejam apagados ou rectificados os dados inexactos ou incompletos, tendo em conta as finalidades para que foram recolhidos ou para que são tratados posteriormente.
- Conservação
Sem prejuízo do disposto na legislação aplicável em matéria de conservação de informação de saúde, os Dados Pessoais deverão ser conservados de forma a permitir a identificação dos seus titulares apenas durante o período necessário para a prossecução das finalidades da recolha ou do tratamento posterior, findo o qual os mesmos serão eliminados.
- Informação
- A Cuidados na Linha deverá prestar aos Clientes, salvo se já deles forem conhecidos as seguintes informações:
(i) Identidade do Responsável e, se for caso disso, do seu representante;
(ii) Finalidades do tratamento da informação recolhida;
(iii) Outras informações, tais como:
(a) os destinatários ou categorias de destinatários dos dados;
(b) o carácter obrigatório ou facultativo da resposta, bem como as possíveis consequências se não responder;
(c) a existência e as condições do direito de acesso e de rectificação, desde que sejam necessárias, tendo em conta as circunstâncias específicas da recolha dos dados, para garantir ao seu titular um tratamento leal dos mesmos.
- Os documentos que sirvam de base à recolha de Dados Pessoais devem conter as informações constantes em 9.1.
- 9.3 Os Clientes têm o direito de obter do Responsável, livremente e sem restrições, com periodicidade razoável e sem demoras ou custos excessivos:
(i) A confirmação de serem ou não tratados dados que lhe digam respeito, bem como informação sobre as finalidades desse tratamento, as categorias de dados sobre que incide e os destinatários ou categorias de destinatários a quem são comunicados os dados;
(ii) A comunicação, sob forma inteligível, dos seus dados sujeitos a tratamento e de quaisquer informações disponíveis sobre a origem desses dados;
(iii) O conhecimento da lógica subjacente ao tratamento automatizado dos dados que lhe digam respeito;
(iv) A rectificação, o apagamento ou o bloqueio dos dados cujo tratamento não cumpra o disposto na presente lei, nomeadamente devido ao carácter incompleto ou inexacto desses dados;
(v) A notificação aos terceiros a quem os dados tenham sido comunicados de qualquer rectificação, apagamento ou bloqueio efectuado nos termos da alínea (iv), salvo se isso for comprovadamente impossível.
- O cliente tem o direito de, querendo, conhecer todo o seu processo clínico (salvo circunstâncias excepcionais devidamente justificadas e em que seja inequivocamente demonstrado que isso lhe possa ser prejudicial).
- O cliente tem ainda o direito de se opor, a qualquer momento, a seu pedido e gratuitamente, à utilização dos Dados Pessoais que lhe diga respeito para efeitos de realização de acções de marketing directo ou qualquer outra forma de prospecção, ou de ser informado, antes de os Dados Pessoais serem comunicados pela primeira vez a Terceiros para fins de marketing directo ou utilizados por conta de Terceiros, e de lhe ser expressamente facultado o direito de se opor, sem despesas, a tais comunicações ou utilizações.
- Segurança das Bases em Suporte de Papel
- No que respeita à questão da segurança, o processo clínico em papel é, por natureza, mais vulnerável, devendo ser criados mecanismos eficazes para assegurar a impossibilidade de acesso não autorizado à informação.
- A Cuidados na Linha cumprirá as seguintes regras de acesso e consulta dos documentos em suporte de papel:
(i) A obrigação de consulta dos processos clínicos para fins diversos da prestação de cuidados médicos (por exemplo, para fins de investigação científica ou outros fins devidamente autorizados) tem de ser feita no próprio arquivo ou em local próprio destinado a esse efeito, não podendo os processos clínicos sair da Unidade;
- A proibição de levantar qualquer processo clínico por períodos superiores a 10 dias úteis, salvo autorização especial a conceder caso a caso, em face das razões invocadas;
- A proibição dos processos clínicos estarem ao alcance, quer dos próprios doentes a que respeitam, quer dos respectivos familiares, e/ou dos visitantes;
- A existência de um controlo permanente do levantamento dos processos clínicos do arquivo;
- O transporte dos processos clínicos para o serviço que o requisitou pelos funcionários responsáveis pelo arquivo;
- A criação de mecanismos de organização/ordenação que garantam a eficaz localização dos processos clínicos.
- Bases em Suporte Informático
- A Cuidados na Linha implementa medidas de carácter técnico e organizativo necessárias à protecção dos Dados Pessoais contra a respectiva destruição, acidental ou ilícita, a perda acidental, a alteração, a difusão ou o acesso não autorizados, nomeadamente quando o tratamento implicar a sua transmissão por rede, bem como contra qualquer outra forma de tratamento ilícito dos mesmos, devendo tais medidas ser cumpridas pelos seus colaboradores.
- Estas medidas devem assegurar, atendendo aos conhecimentos técnicos disponíveis e aos custos resultantes da sua aplicação, um nível de segurança adequado em relação aos riscos que o Tratamento de Dados Pessoais apresenta e à natureza dos Dados Pessoais a proteger. Entre tais medidas salientam-se as seguintes:
- A existência de utilizadores com diferentes níveis de acesso;
- A atribuição de passwords de alteração periódica;
- A existência de servidores com acesso físico e lógico restrito;
- A existência de Fire Wall;
- A realização de cópias de segurança dos dados informatizados;
- O acesso limitado aos sistemas de informação;
- A adopção de procedimentos técnicos que obriguem os utilizadores a digitar de novo o seu login e password, sempre que uma aplicação, uma vez “aberta”, não tenha sido utilizada durante um determinado período de tempo (v.g. 15 minutos).
- A Cuidados na Linha deverá ainda adoptar medidas especiais de segurança aquando do tratamento de Dados Sensíveis.
- Confidencialidade
- Os colaboradores da Cuidados na Linha e os prestadores de serviços pela mesma contratados comprometem-se a guardar sigilo profissional relativamente a todos os Dados Pessoais a que tenham tido acesso ou que lhe tenham sido transmitidos pelo Cuidados na Linha.
- Os médicos da Unidade devem guardar sigilo relativamente a todos os factos que tenham chegado ao seu conhecimento no exercício da sua actividade ou por causa dela, quando revelados pelo cliente ou por terceiro a seu pedido, quando o médico deles se tenha apercebido ou lhe tenham sido comunicados por outro médico, em conformidade com o previsto no artigo 68.º do Código Deontológico da Ordem dos Médicos (CDOM).
- Os directores, chefes de serviço e médicos assistentes dos clientes estão obrigados, singular e colectivamente, a guardar segredo profissional quanto às informações clínicas que, constituindo objecto do segredo profissional, constem do processo individual do cliente (artigo 69.º do CDOM).
Secção III
Interconexão e comunicação de Dados Pessoais
- Interconexão de Dados Pessoais
- A Cuidados na Linha não levará a cabo qualquer operação de interconexão de Dados Pessoais sem antes ter obtido a autorização expressa do cliente para o efeito.
- As operações de interconexão de Dados Pessoais levadas a cabo pelo Cuidados na Linha deverão:
(i) ser adequadas à prossecução das finalidades legais ou estatutárias e de interesses legítimos daquela;
(ii) não implicar discriminação ou diminuição dos direitos, liberdades e garantias dos titulares dos dados;
(iii) ser rodeadas de adequadas medidas de segurança; e
(iv) ter em conta o tipo de dados objecto de interconexão.
- Comunicação de Dados Pessoais
A Cuidados na Linha poderá legitimamente comunicar Dados Pessoais a terceiros quando:
(a) o titular dos dados tenha dado de forma inequívoca o seu consentimento;
(b) a transmissão seja efectuada no âmbito do cumprimento de uma obrigação legal, de uma deliberação da CNPD ou de uma ordem judicial;
(c) seja levada a cabo para proteger interesses vitais do titular dos Dados Pessoais ou qualquer outra finalidade legítima prevista na LPDP.
Secção IV
Tratamento por subcontratante
- Subcontratação
- A Cuidados na Linha comunica os Dados Pessoais a entidades por ele subcontratadas para efeitos de processamento dos mesmos, por conta e sob as instruções da Cuidados na Linha, enquanto entidade Responsável.
- A Cuidados na Linha só deverá contratar Subcontratantes que ofereçam garantias suficientes em relação às medidas de segurança técnica e de organização do Tratamento de Dados Pessoais a efectuar devendo zelar pelo cumprimento dessas medidas.
- A realização de operações de Tratamento de Dados Pessoais em subcontratação deve ser regida por um contrato ou acto jurídico que vincule o subcontratante ao responsável pelo tratamento e que estipule, designadamente, que o subcontratante apenas actua mediante instruções do responsável pelo tratamento incumbindo-lhe igualmente o cumprimento das obrigações referidas no artigo 14.º da LPDP.
Secção V
Tratamento de Dados Sensíveis
- Regras gerais
16.1 O tratamento dos Dados Pessoais sensíveis dos Clientes não está sujeito a autorização do seu titular, na medida em qual tal tratamento seja necessário para efeitos de diagnóstico médico, prestação de cuidados ou tratamentos médicos e gestão de serviços de saúde.
16.2 O tratamento dos Dados Pessoais referidos no número anterior só pode ser efectuado por um profissional de saúde obrigado a sigilo profissional (ou por outra pessoa sujeita igualmente a segredo profissional), devendo também ser garantidas medidas adequadas de segurança da informação, bem como o direito dos clientes à informação.
16.3 Os Dados Pessoais relativos à saúde deverão ser conservados pelos prazos estabelecidos na Portaria n.º 247/2000, de 8 de Maio, relativa aos arquivos de documentação nas unidades de prestação de cuidados de saúde.
Secção VI
Tratamentos Específicos
- Ensaios clínicos e estudos não intervencionais
17.1 A Cuidados na Linha, em regra, não é responsável pelo tratamento dos dados efectuados no âmbito dos ensaios clínicos e dos estudos não intervencionais realizados com a colaboração de médicos da Cuidados na Linha.
17.2 Sem prejuízo do acima referido, os colaboradores da Cuidados na Linha não devem participar em qualquer ensaio clínico ou estudo não intervencional sem verificar se todas as formalidades necessárias já foram realizadas, nomeadamente:
- Emissão de parecer prévio da Comissão de Ética competente;
- Emissão de autorização prévia do Infarmed, IP;
- Emissão de autorização prévia da CNPD – Está em causa o tratamento de dados pessoais sensíveis, como são os dados de saúde, o que pressupõe que o tratamento dos dados (incluindo a sua recolha) só poderá ter início após recepção pelas Companhias da devida Autorização que deve ser solicitada para cada ensaio ou estudo;
- Obtenção de consentimento informado, livre, específico, expresso, escrito, datado e assinado do titular dos dados pessoais (condição de legitimidade do tratamento) – Do mesmo documento poderá constar o consentimento para a participação no Ensaio e o consentimento para o tratamento dos dados pessoais.
17.3. Caso surja qualquer questão adicional deverá contactar o responsável pelo tratamento de dados pessoais da Cuidados na Linha.
- Recursos Humanos
18.1 A Cuidados na Linha recolhe os dados dos seus colaboradores através de uma ficha individual do colaborador. Esta ficha inclui uma cláusula de Dados Pessoais, na qual e por respeito ao disposto no artigo 10.º da LPDP, prevê o direito do Titular à informação, bem como o direito de oposição ao tratamento dos seus Dados Pessoais.
18.2 O contrato individual de trabalho utilizado pela Cuidados na Linha inclui não só uma cláusula de Dados Pessoais, como também uma cláusula de confidencialidade.
18.3 Os dados recolhidos têm por finalidade, designadamente a gestão de recursos humanos, da carreira profissional, das remunerações dos colaboradores, o cumprimento de obrigações legais, gestão de recrutamento e gestão da informação dos serviços de segurança higiene e saúde no trabalho.
- Utilização de equipamentos informáticos, telefones, correio electrónico e acesso à Internet.
A Cuidados na Linha aprovou as regras respeitantes à utilização de equipamentos informáticos, telefones, correio electrónico e acesso à Internet, constantes do Regulamento Interno sobre utilização do correio electrónico e acesso à internet e do Regulamento de Segurança informática, os quais fazem parte integrante da Política de Privacidade.
Secção VII
Disposições Finais
- Violação da Política de Privacidade
A violação pelos colaboradores de quaisquer regras constantes desta Política de Privacidade poderá originar a instauração de um processo disciplinar.
- Vigência
Esta Política de Privacidade entra em vigor em 1 de Abril 2018